22 подсказки, как справляться с делами быстрее
Фактрум публикует самые действенные и проверенные способы эффективно планировать свой день.
© John Smith/Corbis
1. Определитесь с тем, что для вас действительно важно. В противном случае 80% того, что вы будете делать в течение дня, не принесет ощутимого результата.
2. Полноценный сон, хорошая еда и физические упражнения помогут вам поддерживать себя в тонусе, а это наиболее важно для достижения целей.
3. Правило 2 минут. Если вы можете сделать что-то в течение 2 минут (например, ответить на письмо или прибрать свое рабочее место), то сделайте это прямо сейчас! Стоит вам отложить это дело на потом, оно займет у вас гораздо больше 2 минут, или же вы не сделаете его совсем.
4. Правило 5 минут. Отличный способ борьбы с трудной или скучной задачей. Не ставьте себе целью решить ее здесь и сейчас, а просто уделяйте ей в течение дня 5 минут.
Возможно, в какой-то момент вы выйдете за рамки 5 минут, но это будет означать только то, что вы влились в рабочий поток и теперь эта задача не представляет для вас сложности.
5. Правило успеха Сайнфелда. Если вы хотите быть профи в чем-то, делайте это каждый день. В любой день абсолютно, в праздники и выходные, и даже в Судный день. Исключений не должно быть!
6. Вырабатывайте хорошие привычки вместе с правилом 5 минут. Это поможет быстрее обзавестись желаемыми привычками. Это действительно работает!
7. Ваша память не жесткий диск! Записывайте все важное куда угодно: в тетрадь, блокнот, ежедневник, мобильный телефон. Главное — записывайте.
8. Используйте столько инструментов, сколько вам действительно нужно. В современном мире существует множество программ, которые призваны облегчить рабочий процесс. Выберите то, что подходит именно вам, даже если это будет всего лишь ручка и бумага.
9. Рутина может убить любую работу. Чтобы ей не поддаться, вам нужна дисциплина. Начинайте каждый день с планирования дел. Это поможет оставаться в тонусе в течение дня, расставлять приоритеты, отметать бесполезные задачи и делать то, что действительно необходимо.
10. Техника эффективного планирования времени. Поставьте себе ограничение во времени на выполнение задачи в 25 минут. В течение этого времени ни на что не отвлекайтесь. Сделайте короткий перерыв в 5 минут. Приступите к задаче заново. После четырех 25-тиминуток устройте себе продолжительный отдых в 15–30 минут.
11. Надевайте наушники. Не обязательно слушать музыку, но это будет сигналом другим людям не беспокоить вас по пустякам.
12. Прекратите постоянно проверять свою почту. Не стоит начинать свой день с чтения почты и не стоит его же им заканчивать. Определите себе оптимальное количество раз, когда вы будете проверять почту. Например, в 11 часов, 14 и 17. Запомните, ваша почта — это не список задач. Попробуйте разгрузить ее, удалив ненужное и перенеся файлы в хранилище. Не смешивайте деловые письма и личную переписку.
13. То же правило для телефонных звонков. Не стоит быть доступным постоянно. Поставьте телефон на беззвучный режим. Кому важно — перезвонят, остальные не смогут вас отвлечь.
14. Выполняйте все мелкие задачи одновременно. Такие, как проверка почты, разговор по телефону, социальные сети и т. д.
15. Правило 3 наиболее важных задач. Начните день с реализации самого важного на ваш взгляд.
16. Ваша сила воли не безгранична. Постарайтесь решать важные задачи в первой половине дня. На вторую часть дня оставьте те задачи, что не требуют напряжения силы воли.
17. Самое главное. Спросите себя, что самое важное вы можете сделать здесь и сейчас. Затем примените правило № 4.
18. Не стоит тратить время на создание абсолютного совершенства. На наведение лоска тратится слишком много сил. Здесь справедлива поговорка стартапов: «Если вам хоть немного не стыдно за свой продукт, значит, вы выпустили его слишком поздно».
19. Давление способно творить чудеса. Страх наказания или стремление к похвале являются неплохими средствами стимуляции продуктивной работы в самые сжатые сроки.
20. Планируйте свой отдых. Немного отдыха никому не помешает. А после напряженной работы это даже полезно — могут появиться новые идеи. Займитесь чем-нибудь другим.
21. Удаляйте. Говорите «нет». Игнорируйте. Ломайте чужие планы. Действуйте только по своему запланированному графику, а не подстраивайтесь под чужой.
22. Притворная некомпетентность. Это дипломатический ход для применения предыдущего правила.