Как эффективно формировать кадровый резерв: ключевые шаги и рекомендации
Информация предоставлена сервисом по оценке персонала: Ht Lab | Лаборатория Гуманитарные Технологии.
В большинстве случаев идеальный кандидат на важную должность уже работает в вашей организации, но привычка искать специалистов по принципу «где-то есть лучше» мешает это осознать. К этому еще и добавляются конкуренты, которые всегда рады переманить перспективных сотрудников. В статье разберём особенности грамотного подхода к процессу формирования внутреннего резерва.
Шаг 1. Определяем цель создания кадрового резерва
Любой кадровый резерв — это в первую очередь полное соответствие поставленным бизнес-целям компании. До начала процесса их важно обсудить с руководством. Основных причин для создания резерва две: поддержание текущей результативности компании или реализация новой бизнес-стратегии.
Поддержание текущей результативности
Здесь акцент ставится на ключевых сотрудниках и управленческой команде. В зависимости от задач, можно выделить три группы:
- Топовые должности. Важнейший аспект в случае ухода топ-менеджеров. Например, если руководитель важного направления покидает компанию, без подготовленного преемника это может обернуться огромными убытками. Сложность сбора топ-резерва в том, что руководители не очень любят готовить преемников. У них на это часто не хватает времени и есть опасность того, что подготовленный преемник может подсидеть топа в удачный момент.
- Ключевые сотрудники. В данной группе можно выделить специалистов с высоким потенциалом (HiPo) или высокопрофессиональные (HiPro), которые важны для конкретных функций.
- Типовые должности. Если компания крупная (особенно с множеством филиалов), то резервы могут формироваться из сотрудников разных регионов. В таком случае важно учитывать готовность работников к переезду.
Изменение стратегии бизнеса
Новые направления деятельность требуют особого подхода. Здесь кадровый резерв может быть двух видов:
- HiPo. Сотрудники с высоким потенциалом развиваются для достижения определенных целей.
- HiPro. Специалисты, которые готовы к созданию и внедрению новых продуктов. Данный вариант более актуален для IT-компаний.
Когда цели неочевидны
Если конкретных задач для резерва нет, можно рассмотреть долгосрочную программу для HiPo сотрудников. Такой резерв играет роль «золотого запаса», который позволяет оперативно закрывать вакансии. Например, производственное предприятие, которое показывает активную динамку развития, обучает и формирует компетенции HiPo сотрудников. Новые вакансии в таком случае закрываются из внутреннего резерва. Данный подход экономит время, деньги и помогает воспитывать лояльных специалистов, которые разделяют ценности компании. Однако без четкой стратегии развития долгосрочная программа неэффективна. Если компания не решила, какие конкретно навыки нужно развивать и когда они пригодятся, инвестиции в кадровый резерв могут быть напрасными. В таком случае лучше отложить данный вопрос до появления плана. Создание кадрового резерва — это не разовая задача, а стратегический процесс, для которого нужны инвестиции в обучение и развитие сотрудников. Компания HT Lab | Лаборатория Гуманитарные Технологии готова помочь вам подобрать инструменты для оценки потенциала сотрудников, чтобы ваша организация всегда была на шаг впереди конкурентов.
Шаг 2. Создание модели компетенций для кадрового резерва
Формирование эффективного кадрового резерва требует отбора сотрудников с высоким потенциалом. Однако потенциал не существует в вакууме — он проявляется в конкретной деятельности и решении профессиональных задач. Для качественной оценки необходимо определить четкие критерии, которые достигаются через создание модели компетенций.
Что такое модель компетенций?
Модель компетенций представляет собой профиль должности, где детально описаны ее функционал и ключевые навыки, необходимые для успешной работы. Такой профиль позволяет определить, какие качества и умения обязательны для эффективного выполнения задач. Каждая организация формирует собственное содержание компетенций в зависимости от своих целей, ценностей и миссии. Например:
- Для компании с акцентом на инновации важны креативность и способность к внедрению новых идей.
- Для структур с жесткой иерархией приоритетны навыки командного взаимодействия и следования установленным процедурам.
Кто участвует в создании модели?
Для формирования модели компетенций крайне важно привлекать не только HR-ов, но и руководителей подразделений. Именно руководители понимают, какие hard skills и soft skills необходимы для успешного выполнения задач на конкретной позиции. Например:
- Для технического специалиста может быть важен уровень знаний в программировании или инженерии.
- Для проект-менеджеров — лидерские качества и умение координировать команду.
Совместная работа HR-отдела и управленцев позволяет создать максимально точный профиль, который помогает в дальнейшем формировать кадровый резерв под потребности компании.
Шаг 3. Обратная связь: мотивация сотрудников для участия в кадровом резерве
Программа кадрового резерва направлена на решение двух ключевых задач: обеспечение компании квалифицированными специалистами и снижение текучести кадров. Обе цели связаны с оптимизацией затрат и увеличением прибыли бизнеса. Однако важно учитывать и интересы самих сотрудников. Чтобы резерв кадров работал эффективно, участники должны быть максимально мотивированы.
Проблемы и вызовы
Будучи в кадровом резерве, сотрудникам нужно совмещать обучение с основной работой, что занимает немало времени и усилий. Это особенно актуально в условиях запроса на баланс между работой и личной жизнью. По данным ВЦИОМ, в 2021 году 35% россиян считали недопустимым переплетения работы с личными делами. Для сравнения: в 2016 году таких было лишь 24%. Приведенные цифры показывают, что кадровый резерв сегодня может восприниматься сотрудниками как дополнительная нагрузка и угроза для «work-life balance». Чтобы программа не была принята негативно, важно узнать мнение сотрудников. Проведите опрос и узнайте, кто из них готов пройти обучение и развить новые компетенции. Принудительное включение в кадровый резерв без желания сотрудника снижает эффективность программы, а затраты на обучение становятся попросту напрасными.
Как мотивировать сотрудников на участие?
Для повышения заинтересованности сотрудников можно использовать два вида мотивации:
1. Материальная:
- Повышение зарплаты;
- Система премий и бонусов;
- Оплата курсов для обучения;
- Возможность прохождения стажировки в других регионах или странах.
2. Нематериальная:
- Популяризация успехов кадрового резерва. Например, создание кейсов на основе историй успешного прохождения обучения, которое впоследствии дало возможность занять ключевые позиции.
- Подробное разъяснение преимуществ программы, включая перспективы карьерного роста и профессионального развития.
Создание атмосферы доверия и поддержки внутри организации — важный принцип формирования эффективного кадрового резерва. HT Lab предлагает проверенные решения, которые помогут обнаружить истинные мотивационные факторы и настроить программу так, чтобы она приносила выгоду не только бизнесу, но и сотрудникам.
Шаг 4. Оценка потенциала: определяем возможности сотрудников
На этапе оценки важно понять, какими ресурсами обладают сотрудники, чтобы решать задачи на новых уровнях ответственности. Потенциал — это внутренний ресурс, показывающий, насколько успешно человек сможет проявлять необходимые компетенции.
Почему важна оценка потенциала?
Объективная оценка помогает не только определить способности сотрудников, но и выявить их сильные и слабые стороны. Такой подход позволяет:
- Сократить ошибки при назначении на новые должности;
- Повысить эффективность работы кадрового резерва;
- Подготовить каждого сотрудника к выполнению задач в соответствии с его навыками и амбициями.
Как проводить оценку?
Для оценки потенциала лучше всего подходят тесты. Они дают возможность объективно измерить:
- Когнитивные способности сотрудника;
- Его личностные качества;
- Мотивирующие факторы.
Перед началом тестирования важно понимать, для какой именно работы проводится оценка. Потенциал должен быть соотнесен с конкретными задачами и требованиями. Если задачи не поставлены, тесты можно использовать для оценки потенциала в контексте разных должностей. Например, вы можете воспользоваться https://ht-lab.ru/soft/ как проверенной онлайн платформой по оценке персонала.
Инструменты оценки для разных категорий сотрудников
Рассмотрим основные инструменты оценки для разных категорий работников:
1. Топ-менеджеры.
Используется гибридная методика:
- Тестирование для оценки потенциала в соответствии с корпоративными компетенциями.
- Ассессмент-центр: эксперт проводит интервью и наблюдает за поведением сотрудника в различных ситуациях. Итоговый отчет дает целостную картину возможностей резервиста.
2. HiPro (профессионалы).
Здесь акцент делается на hard skills. Используются специализированные профессиональные тесты, разработанные под нужды конкретной компании.
3.HiPo (потенциальные лидеры).
Подходит комплексная оценка по трем ключевым направлениям:
- Мотивация — что хочет сотрудник?
- Интеллект — что может сотрудник?
- Личностные особенности — к чему склонен сотрудник?
В HT Lab есть оценочные инструменты, которые могут быть адаптированы под конкретные запросы компании.
Шаг 5. Подготовка резервистов: формируем путь к успеху
Формирование кадрового резерва не заканчивается на этапе оценки. Чтобы сотрудник был готов занять новую должность, ему требуется планомерное развитие. Для этого создается индивидуальный план развития (ИПР), который позволяет эффективно развивать компетенции.
Что включает ИПР?
ИПР формируется HR-ом в тандеме с руководителем и непосредственно сотрудником. Основой плана можно назвать следующие результаты оценки: сильные стороны, зоны роста и ключевые компетенции для развития. Пример: если тестирование выявило высокий потенциал по таким компетенциям, как лидерство, кооперативная работа, стрессоустойчивость, организованность и коммуникабельность, то программа будет направлена на их усиление. Основные элементы ИПР:
- Участие в тренингах и семинарах;
- Прохождение внешних курсов;
- Изучение материалов из корпоративной базы знаний.
- Выполнение рабочих задач, для которых требуются новые навыки;
- Участие в кросс-функциональных проектах.
- Регулярный фидбек от руководителя и наставника.
- Временное выполнение обязанностей ментора;
- Решение реальных задач на позиции, к которой готовится сотрудник.
Почему это важно?
Подготовка кадрового резерва через ИПР позволяет:
- Сократить время на адаптацию сотрудника на новой должности;
- Увеличить мотивацию резервиста через целенаправленное развитие;
- Обеспечить бизнес готовыми профессионалами, уже знакомыми с корпоративной культурой и процессами.
Что еще важно при создании кадрового резерва
Создание кадрового резерва — это инвестиция на будущее с детальным планированием и постоянным мониторингом результативности. Чтобы избежать распространенных ошибок и повысить эффективность программы, стоит учесть несколько ключевых моментов.
1. Оптимальный размер резерва
Не стоит формировать слишком большой резерв. Если в резерве будет 150 человек, а за год откроется только 15 вакансий, то большинство резервистов останутся без назначения. Сначала соберите статистику по количеству освобождающихся должностей за последние 2–3 года. Исходя из этой информации, определите оптимальное число резервистов для каждой службы.
2. Учитывайте мнение коллектива
Наём сотрудника из резерва для новой должности может повлиять на атмосферу в команде. Узнайте, как коллеги относятся к назначаемому резервисту. Если коллектив не поддерживает кандидатуру, это может снизить их мотивацию и привести к конфликтам. Когда резервист обладает всеми необходимыми компетенциями, но не вызывает доверия у коллег, ему потребуется дополнительная работа по налаживанию отношений в команде.
Шпаргалка по созданию кадрового резерва
- Определите цели. До начала работы обсудите с руководящим составом задачи бизнеса и выберите сотрудников для включения в резерв.
- Создайте модель компетенций. Установите критерии отбора, которые соответствуют целям компании и требованиям к должностям.
- Получите обратную связь от сотрудников. Узнайте, кто из работников заинтересован в участии в программе и готов уделять время развитию.
- Проведите оценку потенциала. Используйте тестирование для анализа сильных и слабых сторон резервистов, а также их готовности к выполнению корпоративных задач.
- Разработайте индивидуальные планы развития. Составьте программу для каждого резервиста, включающую обучение, практику и наставничество. Постоянно отслеживайте ее выполнение и корректируйте при необходимости.
- Оптимизируйте размер резерва. Не создавайте резерв, который многократно превышает число ежегодных вакансий, чтобы избежать демотивации сотрудников.
- Учитывайте мнение коллектива. Перед назначением резервиста на должность выясните, готов ли коллектив работать под его руководством или в составе его команды.
Итог
Кадровый резерв — это мощный инструмент для обеспечения устойчивости бизнеса, но его эффективность напрямую зависит от грамотного подхода к каждому этапу: от определения целей до назначения на должности. Следуя этим рекомендациям, вы сможете создать эффективную систему, которая принесет пользу как компании, так и ее сотрудникам.