Как быть самым продуктивным человеком в офисе, уходя в шесть

Перевод статьи Эрика Баркера для журнала The Week.

В некоторые дни список дел кажется бездонным. Вы устаете уже даже смотря на него. Мы все хотим знать, как перестать быть ленивыми и делать больше. Я тоже, конечно, хочу получить ответ. 
Так что я решил позвонить другу, которому удается успевать делать это и многое другое. 
Кэл Ньюпорт впечатляет меня. Почему? Ну, я рад, что вы спросили. Он безумно продуктивный:

• Он работает профессором Georgetown University, ведет занятия и проводит консультации у студентов.
• Он пишет шесть (или больше) рецензируемых академических журнальных статей в год.
• Он автор четырех книг, включая бестселлер «So Good They Can’t Ignore». И работает над пятой.
• Он женат, имеет маленького ребенка и выполняет обязанности мужа и отца.
• Он регулярно пишет в блогах о производительности и личной эффективности.

И всё же он заканчивает работу к шести вечера каждый день, и редко работает по выходным. Нет, у Кэла нет сверхспособности или штат в 15 человек. Окей, давайте прекратим завидовать его производительности и спросим у Кэла кое-что. Итак, вот несколько секретов высокой продуктивности:

1. Список дел — зло. График — всё

Списки дел сами по себе бесполезны. Они — всего лишь первый шаг в работе. Мало составить список — нужно найти время на все дела. Поэтому — ведите график, а не простые «туды-листы».

График сразу наглядно покажет, что вы на самом деле успеете сделать. Плюс, это поможет выполнить задачу эффективно, а не просто потому, что это пункт 4. Пока дела не расставлены на календаре в определенные часы, они остаются делами, которые вы ХОТЕЛИ бы сделать, а не ОБЯЗАНЫ сделать в течение рабочего дня.

Как говорит Кэл, график — это противопоставление реальности, ведь он помогает понять, сколько у вас времени для выполнения заданий. Теперь, когда вы обладаете полной картиной, вы сможете сделать буквально каждый час своей работы эффективнее. Вы не только успеете вовремя: у вас останутся силы ещё и привести в порядок рабочий стол: эксперты сходятся во мнении, что если вы долго ищете вещи, то изначально настраиваете себя на неудачу. Хорошо, список дел отправляется в мусорное ведро и дела теперь отмечены на календаре. Как расставить приоритеты так, чтобы не работать вечно?

2. Установите твёрдые границы

Предположим, вы собираетесь отправиться домой в шесть, давайте тогда попробуем распланировать день в обратном направлении.

Работа будет заполнять всё отведенное пространство. Дайте ей 7 дней в неделю и 24 часа в сутки, и как вы думаете, что произойдет?

Вам нужны четкие границы, если вы хотите баланса работы и жизни. Кэл называет этот метод «Производительность жёсткого графика». Создайте своё идеальное расписание, а затем пробегитесь от обратного, чтобы убедиться, что всё на своих местах. Вы должны чувствовать, что всё идет по графику.

Всё, что увеличивает ощущение контроля над ситуацией, неважно, увеличивает ли оно при этом сам контроль или нет, поможет вам снизить уровень стресса. В отсутствие стресса ваш мозг эффективнее сосредотачивается на решении текущих задач и оценивает время.

Окей, вы назначили себе направление движения, расписали задачи, поставили их в график и проработали его в обратном направлении. Но как же справляться с долгосрочными проектами?

3. Составьте план на всю неделю

Я думаю, вы согласитесь, что последнее, в чём нуждается наш мир — это краткосрочное мышление. Вы никогда не будете в игре, если вы думаете только о сегодняшнем дне, не заглядывая в завтра.

Как пишутся книги, ведутся занятия в университете, пишутся дипломные работы, воспитываются дети? Планируйте всю неделю. Кэл говорит, что зачастую люди не смотрят на общую картину времени и график. Он же знает каждый свой день и каждый час в этом дне. И так с каждой неделей, месяцем.

Вы округлили глаза? Однако это звучит проще, чем вы думаете. Зачем это нужно?

Каждый понедельник один час Кэл тратит на то, что составляет план на всю неделю. Он сверяет его с его списком дел, календарем, почтовым ящиком, пытаясь выбрать лучшее, что можно сделать в каждый день на неделе. Он пишет его сам себе на электронный ящик, потому что знает, что будет проверять его несколько раз в день и таким образом напоминает сам себе о текущих задачах.

И он прав. Исследования показывают, что вы тратите время более разумно, если придерживаетесь плана.

Может быть, вы подумали, что достаточно просто составить план в голове. Нет, вы должны записать дела. Что написано пером, то не вырубишь топором — исследования показывают, что при записывании мозг относится к делам серьёзнее и запоминает их лучше.

Итак, вы получили фиксированный график и недельный план, но получилось слишком много дел, все не успеть. У Кэла есть ответ и на это.

4. Делайте меньше

— Сколько дел, мне ни за что всё не успеть, никакие графики не помогут! — думаете вы на этом этапе (если вы до него добрались). Что же делать?

Делать меньше, — отвечает Кэл, — Спросите себя, что составляет истинную ценность вашей жизни, а затем ликвидируете остальные части по максимуму.

Если вы хотите достичь большего успеха, то делайте лучше меньше, но лучше. Люди всегда говорят «да» слишком большому количеству задач. Кэл говорит «нет» почти всем задачам. Он безжалостно вычёркивает дела из списка, если они не кажутся ему невероятно ценными.

Вы можете ощущать постоянную нехватку времени, но Джон Робинсон, ведущий исследователь в области тайм-менеджмента, с вами не согласен: «У современного человека куда больше свободного времени, чем было у кого-либо из его предков.» 
Робинсон утверждает, что средняя продолжительность рабочего дня, не только в США, но и по всему миру, постепенно сокращается в последние сорок лет. Мы все стали больше отдыхать, а не работать.

Однако этого не чувствуется из-за моря раздражающих задач, которые высасывают из вас жизнь. Так что делайте меньше и восхищайтесь тем, что делаете.

Вы привели ваши планы в порядок и теперь делаете меньше. Но остаётся вопрос, что именно вы должны делать со своим временем?

5. В первую очередь — самое важное

Кэл говорит, что работники умственного дела имеют дело с двумя принципиально разными типами работы, мелкой и глубокой: 

«Мелкие задачи — это, например, электронная почта, встречи, „текучка“. То, что на самом деле не использует ваши таланты. Крупные задачи, наоборот, разгоняют ваши способности до предела. Это даёт значимые результаты и улучшает навыки.»

Самыми вечно занятыми нередко выглядят самые малопродуктивные сотрудники. Это потому, что настоящая причина их вечной занятости — сосредоточенность на «текучке». Они отвечают на сообщения, выполняют мелкие поручения, реагируют на меняющуюся в офисе обстановку — а на самом деле, не делают ничего значимого.

Никто в истории Вселенной еще не стал генеральным директором, потому что откликнулся на большее количество электронной писем и провёл митингов.

Кэл отмечает: при выполнении мелкой работы вас не уволят, за выполнение крупных задач — повысят.

Давайте все свяжем вместе.

Итоги:

Кэл дает вам 5 советов:

• Список дел — зло. График — всё.
• Предположим, вы собираетесь приходить с работы в шесть. Спланируйте свой день в обратном порядке.
• Составьте план на всю неделю.
• Фокусируйтесь на масштабных задачах.
• Планы и расписание — звучит холодно и строго, но результат скажет сам за себя.

Продуктивная умственная работа — это искусство.